Ha egy vállalatnál, vállalkozásnál gyengébben sikerült az első félév és nem tudták "hozni" a tervezett számokat, akkor most van az utolsó alkalom, hogy tudatosan beavatkozzunk, annak az érdekében, hogy mégis sikeres legyen az év. Egy lehetséges megoldást mutat be ez a cikk.

Vezetői munkám során többször belefutottam abba, hogy bár jó tervünk volt az éves bevétel megszerzésére, a feladatok rendben "le voltak osztva", úgy nézett ki, hogy mindenki hajtott és tette a bevállalt feladatait, mégis gyengén sikerült az első félév. Volt, olyan, hogy az éves bevételi tervnek csak a 20%-30%-a volt a beérkezettek és a várhatóak összege. A havi tervek nem valósultak meg, az ígéretek, a bevállalt számok nem teljesültek, az üzletkötések nem záródtak le. Nem sikerült megtenni az eltervezett stratégiai és taktikai lépéseket és néhány megoldatlan belső probléma valamint egyéb nehézségek akadályozták a sikert. Elkeserítő ilyen szituációban lenni, nem?

Mit lehet ilyenkor tenni, hogy visszavigyük a vállalatot, vagy akár a részleget a helyes "vágányra", és beavatkozzunk, mielőtt túl késő lenne?

Lehet bízni a szerencsében, de egy igazi vezetőnek talán tudatosabban kellene gondolkozni, nem?

Jó gyakorlat az, ha ilyenkor, vállalat esetén a vállalati vezetőség, részleg esetén, a részlegvezető a kulcs emberekkel kilépnek a mindennapi rutinból és egy "HELYREÁLLÍTÓ ELVONULÁST" csinálnak, ahogy ezt a szakirodalom is ajánlja. Most még augusztus van és talán az ügyfelek, a partnerek többsége szabadságát tölti, tehát 1-2 nap elvonulás nem okoz nagyobb fennakadást az üzletmenetben.

Erre ideális pl. a vidéken, nyugodt körülmények között, a külső zavaró hatásoktól elzárt (esetleg a csatolt képnek megfelelő helyen :-) megtartott, 1 vagy akár több napig is tartó, jól megtervezett és professzionálisan irányított esemény.

Itt a résztvevők különböző oldalakról megvizsgálják

• az eddig történteket,
• a felmerült vagy régóta húzódó problémákat,
• a belső feszültséget okozó ellentéteket, stb.

és különböző oldalakról megvizsgálva megoldást találnak a teljesítést akadályozó helyzetekre, problémákra. Mindezt azzal a céllal, hogy 100%-an biztosan teljesítsék a betervezett eredményeket. Ez az esemény lehetőséget ad arra, hogy a résztvevők megerősítsék elkötelezettségüket az elhatározott stratégiák, célok, és tervek iránt, és olyan lehetőségeket is számításba vegyenek, amikre az év elején még nem is gondoltak. Egy ilyen folyamat megerősíti a résztvevőket, helyreállítja a közöttük a bizalmat, az összhangot, növeli az együttműködést, ezzel visszavezetve a céget vagy a részleget egy hatékonyabb működésmódra, hogy végül is elérjék a kitűzött célokat.

Ha, tehát nem sikerült az első félév a következők ajánlhatók:

1. Csináljunk egy ilyen "HELYREÁLLÍTÓ ELVONULÁST".
2. Gondosan tervezzük meg ezt a eseményt azért, hogy megelőzzük az esetlegesen ott várhatóan fellépő nehézségeket. De mindezt úgy tegyük, hogy készüljünk fel a váratlan meglepetésekre is, és ha ezek segítik a célok elérését, adjunk teret nekik.
3. Amikor meghívjuk a résztvevőket erre az eseményre, akkor ezt úgy tegyük, hogy egyértelműen tudják, ennek célja a cég, a részleg visszavezetése a korábban eltervezett nyomvonalra.
4. Magán az eseményen, már az elején hangsúlyozzuk, hogy miért kritikus a helyzet és miért kell ennek az eseménynek éppen most megtörténnie.
5. Koncentráljunk az eredeti célokra és azok elérésére. Nagy a kísértés, hogy elbagatelizáljuk a problémákat, hogy lecsökkentsük a tervet, vagy, hogy teljesen új terveket készítsünk, de álljunk ellent. (Ha az eredeti tervezési folyamatot rendesen megcsináltuk és nem történt semmi, a tervek megvalósítását alapjaiban veszélyeztető rendkívüli esemény, akkor nem célszerű megváltoztatni az eredeti tervet! Ha az eredeti tervezés nem volt megfelelő, akkor persze ez a javaslat nem érvényes)
6. Beszéljünk meg mindent! Minden kritikus és nehéz kérdést, a nem igazán gördülékeny együttműködéseket, olyanokat is, amiket eddig elkerültünk, vagy nem oldottunk meg, vagy mostanáig egyáltalán fel sem merültek. Ez lehet, hogy nagyon nehéz lesz, sőt gyakran kellemetlen érzelmeket korbácsol fel, de felvetésük és "elcsendesítésük" mindenképpen szükséges ahhoz, hogy keresztüljussunk a sikeres év végét nehezítő akadályokon.
7. Oldjuk fel a belső ellentéteket, konfliktusokat azért, hogy a stratégiára, annak megvalósítására és a szükséges eredmények elérésére összpontosíthassunk. (Ha ezt eddig nem tettük meg, ez nagy lökést ad a csapat további hatékonyságának is)
8. Tárgyaljuk meg, értékeljük
   + újra a stratégiát,
   + a szervezetet,
   + a költségvetést,
   + a terveket,
   + az erőforrásokat és
   + a belső kultúrát,
   abból a szempontból, hogy hogyan segíti az eredeti tervek megvalósulását.

9. Ösztönözzük a résztvevőket merész ötletekre, és a nehezen megoldódó problémák "gyógyításában" kitartásra. Bízzunk a résztvevők találékonyságában, szakértelmében és bölcsességében.
10. És végül természetesen, határozzunk meg prioritásokat, készítsünk akcióterveket, gyűjtsünk be kötelezettségvállalásokat és ígéreteket a megbeszéltek végigvitelére.

Ha eddig elolvastad ezt a cikket és ráébredtél arra, hogy ha nem változtattok, az állandósítja a jelenlegi üzleti pályát és a sikertelenséget okozó viselkedésmódot, akkor ebben az évben, sőt a továbbiakban is komolyan csökkenhet a vezetésed alatt álló szervezet eredménye.

De ha elviszed a vezetői csapatodat egy ilyen "helyreállító" eseményre, ahol értékelitek és "újraindítjátok" a csapatot, annak tevékenységét, és a csapattagok közötti viszonyokat, akkor az üzletmenet teljesen megújulhat és "teljes gázzal" beindítja a céget illetve a részleget. Az ilyen típusú események azok, amelyekre visszatekintve, látható, hogy itt kezdődött el a nagyformátumú átalakulás és egyike lesz a belső mítoszoknak.

Ha te "ebben a cipőben járó" vállalatvezető vagy részlegvezető vagy, adj legmagasabb prioritást ennek a folyamatnak, mert ez a legbiztosabb módja, hogy kiemelkedő eredményt érjetek el ebben az évben.

Figyelmeztetés

Az egész alkalom sikere az esemény levezetésén múlik. Ezt megteheti a legmagasabb rangú vezető, vagy valaki a csapatból, egy erre alkalmas személy. De, ez nem egy szokásos tervezési megbeszélés, amiket évente megismétlünk. Az igazán önboncolgató és sikerre vezető beavatkozást, stratégia újragondolást és újra iránybaállást eredményező beszélgetéseket, belső ember nehezen tudja levezetni, mert mindig felmerül az érdekeltség kérdése.

A gyakorlat az mutatja, hogy az ilyen "vízválasztó" esemény vezetése kifinomult és bevált folyamatot és egy külső, katalizátorként működő levezető személyt igényel. A belső vezetők többnyire elfogultak egymással, a belső kapcsolatok ismertek és megrögzültek és a résztvevők nem igazán tudják függetleníteni magukat saját érdekeiktől, nézőpontjaiktól. Ez egészségtelen irányba viheti el az eseményt. Az belső viszonyokat feltáró és korrigáló események levezetőinek elkötelezettnek kell lennie, az alkalom eredményességéért, de fontos feltétel, hogy egyúttal független és tárgyilagos legyen, sőt ez nem elég, hanem a résztvevőknek hinniük is kell ebben.

Vidd vissza a cégedet, részlegedet a sikert jelentő növekedési pályára, mielőtt még túl késő lenne!

Szűcs Tamás
managerCoach.hu